La pandémie du coronavirus a favorisé le développement de certaines pratiques peu connues du grand public. Le respect des mesures barrières et spécifiquement la distanciation sociale ont participé fortement à l’organisation des séances à distance. La visioconférence fait partie des moyens efficaces pour riposter contre la circulation du virus. Pour réussir la planification de votre visio, vous devez prendre en compte certaines étapes que nous vous proposons dans cet article.

Définir l’utilité de votre réunion virtuelle

Avant d’organiser une réunion virtuelle ou si vous désirez organiser un webinaire, vous devez d’abord définir l’utilité de cette séance. Vous devez vous poser la question de savoir le problème que vient résoudre votre visioconférence. Dans le cadre professionnel, une réunion à distance peut se tenir pour plusieurs raisons :

  • Une séance avec le comité de direction ;
  • Une rencontre hebdomadaire ;
  • Une urgence à gérer ;
  • Un point sur une situation ;
  • Un résumé d’une action importante, etc.

Les entreprises n’organisent pas les réunions virtuelles pour un instant humour encore moins pique-nique à distance. De même votre invitation à une réunion à distance doit obéir aux mêmes règles qu’une séance en présentiel.

Préparer le cadre technique de votre visioconférence

La tenue effective d’une visioconférence nécessite du matériel technique et informatique. Outre les ordinateurs, les casques ou écouteurs, les micros, vous avez besoin d’une bonne connexion internet. Si plusieurs personnes doivent se retrouver dans la salle principale d’où la visio débute, vous pouvez installer un écran haute définition et dernière génération pour bénéficier d’une excellente qualité d’images. Avant l’heure et la date de votre réunion virtuelle, vous devez tester le fonctionnement de l’installation. Simulez une visioconférence pour détecter les éventuels dysfonctionnements et essayez de les réparer avant le jour J.. Cela évite les pertes de temps, les pannes et les dérangements en pleine séance visio.

Choisir sa plateforme visio à l’avance et informer les participants

Pour réussir votre visioconférence, vous devez choisir la plateforme optimale et réactive en la matière. Plusieurs applications numériques et logiciels informatiques existent aujourd’hui pour vous faciliter la tâche. Ces dispositifs se mettent à jour régulièrement pour proposer de meilleurs services. Entre autres, vous pouvez utiliser :

  • Google Meet ;
  • Skype ;
  • Zoom ;
  • Teams Microsoft ;
  • Whatsapp ;
  • Facetime, etc.

Ces outils sont connus pour leur popularité et leur performance. En plus, ils s’utilisent gratuitement ou non sur votre smartphone ou sur ordinateur. Vous devez informer les participants de l’outil choisi et dans le cas échéant envoyer le lien qui servira à rejoindre la réunion.

Maitriser la direction de la visio

En plus de vous rassurer de la qualité vidéo, audio et de la connexion internet, vous devez vous rassurer que vous maitrisez suffisamment l’ordre du jour de votre réunion. Contrairement à une rencontre physique, elle peut durer un peu plus longtemps à cause de la répartition de la prise de parole par chaque participant. Pour ne pas tomber dans le bavardage inutile, vous devez délicatement rappeler les points essentiels à débattre tout au long de la séance et prévoyez un temps de parole pour chacun. Sachez passer la parole à tour de rôle pour ne frustrer aucun participant. Vous devez aller à l’essentiel avant que le débit internet ne chute chez certains.