Autrefois, l’administration était caractérisée par la gestion des documents physiques. Cela s’accompagnait de plusieurs inconvénients dont la perte de documents, la difficulté de travailler à plusieurs sur un même support et ralentissement des activités. Pour y remédier, les entreprises ont décidé de passer à la gestion électronique des documents (GED). Cette dernière revêt plusieurs avantages pouvant justifier ladite transition. Dans cet article, nous allons montrer l’intérêt de passer à la GED.

Un service pratique et économique

Les problèmes de documents sont à l’origine d’environ 19,5% des pertes de productivité. Pour limiter ces pertes grâce à la GED, découvrez les solutions de cet éditeur de logiciel collaboratif. Ils vont dans un premier temps permettre de réduire les coûts logistiques liés à la gestion des documents physiques. Ainsi donc, on pourra s’affranchir des frais relatifs à la consommation d’encre, de papier et au volume utile pour l’archivage. Dans un second temps, la GED rend pratique le service client. Elle donne la possibilité d’accéder à des fichiers partout et à tout moment, à télécharger des documents importants et surtout à remplir des formulaires en ligne. En d’autres termes, la gestion électronique des documents favorise une grande réactivité et une meilleure circulation des informations.

Une communication efficiente et sécurisée

Un des apports de la GED est qu’elle permet une communication efficace et rentable. Grâce la numérisation et à la centralisation des données, il est désormais possible de donner à des collaborateurs un accès maîtrisé et personnalisé aux documents. Dès lors, ces derniers peuvent y recourir quand besoin il y a, augmentant ainsi la productivité des entreprises. Aussi, la sécurité des documents est garantie par la présence de serveurs et des contrôleurs d’accès. Enfin, l’autre avantage réside dans l’aspect écologique. La gestion électronique des documents marque d’abord la fin de l’utilisation excessive du papier dont la production nécessite parfois la destruction des forêts entières. Ainsi, la déforestation se retrouve ralentie et l’environnement préservé.